Le rôle du service Achats est d’assurer la coordination entre les besoins de l’entreprise et les ressources disponibles sur le marché. La bonne gestion des achats permet de s’assurer que l'entreprise achète les meilleurs produits ou services aux meilleures conditions, ceci dans le but d’atteindre les objectifs de l’entreprise.
La gestion des Achats est donc essentielle pour atteindre les objectifs de l'entreprise, notamment de réduire les coûts, améliorer la qualité et optimiser les délais. Mais pas que, les Achats deviennent de plus en plus stratégiques en entreprise pour aller au-delà de ce ratio QCD : Qualité, Coûts, Délais.
Les responsabilités d’un service Achats évoluent avec le temps et dépendent du niveau de maturité de l’entreprise mais se concentrent principalement autour des mêmes objectifs.
Les objectifs du service de gestion des Achats
Réduction des coûts
Même si les tendances et les priorités des Directions Achats ont tendance à évoluer chaque année (cf. Tendances et Priorités des Départements Achats en 2024 – Etude Agile Buyer & CNA), la réduction des coûts redevient une priorité en 2024 pour les entreprises.
Pour 77% des personnes interrogées dans les Directions Achats, l’objectif numéro de la gestion des Achats est de réaliser des économies plus importantes que les années précédentes.
Cette tendance est largement plus élevée qu’en 2022 (+22%) et la réévaluation des objectifs s’explique par les périodes inflationnistes subies ces dernières années.
Les principaux leviers utilisés pour assurer le contrôle des coûts sont la négociation, la revue des spécifications techniques, le TCO, des meilleures conditions de paiement ou encore la réduction du panel de fournisseurs.
Vous avez dès lors intérêt à suivre les mêmes tendances pour votre entreprise si vous souhaitez optimiser votre rentabilité, que vous disposiez d’un service de gestion des Achats ou non.
Gestion de la relation fournisseurs
Assurer la gestion des Achats permet de maintenir une bonne relation avec ses fournisseurs qui représentent une part de plus en plus importante dans leur chaine de valeur. Les entreprises externalisent de plus en plus les services (recrutement, entretien des locaux, gestion de la flotte automobile, création contenu, maintenance…). Il est indispensable pour une entreprise de gérer la relation avec ses fournisseurs et prestataires, surtout ceux considérés comme stratégiques.
En premier lieu, le service Achats participe à la sélection des fournisseurs qui sont en mesure de respecter les attentes en termes de qualité, de délais et de coûts. Pour cela, il fait ce qu’on appelle un « sourcing », c’est-à-dire qu’il recherche des fournisseurs potentiels capables de répondre à ses besoins. Ce service qui assure la gestion des Achats dispose de plusieurs méthodes pour y parvenir. La première source d'information est une simple recherche sur les moteurs de recherche. Toutes les informations n'y figurent pas donc une participation à un salon spécialisé, faire appel à son réseau ou encore en solliciter des consultants sur un sujet précis peut s'avérer utile.
Certaines catégories d’achats opèrent sur un marché libre où les solutions sont nombreuses, ce qui facilite la recherche de fournisseurs et sa gestion, puisque la concurrence est importante et donc le changement possible.
A l’inverse, l’offre peut s’avérer limitée pour certaines catégories. Dans ce cas, la gestion des Achats est plus stratégique et requière une attention particulière. Le service Achats priorise la gestion de ces fournisseurs et doit tenter par tous les moyens de limiter sa dépendance vis-à-vis des fournisseurs. Il est parfois impossible, lorsque le fournisseur détient un savoir technique particulier ou que les ressources sont rares. Une situation de monopole peut alors exister et créer un déséquilibre dans la relation. C’est pourquoi il est essentiel de chercher en continu des solutions alternatives pour limiter le risque lié à la dépendance, tout en tenant compte des spécifications.
Même dans le cas où l’offre est large, il se peut que certains fournisseurs puissent avoir une entente illicite sur une même famille d’achats. Il est notamment remonté dans l’étude citée précédemment que 55% des Directions Achats ont fait face à une situation illicite et 67% face à un monopole.
Gestion des risques
La gestion des Achats sert notamment à limiter le risque lié à l’acte d’achat. Cela peut être un risque de dépendance technique qui peut amener à une rupture d’approvisionnement ou une augmentation soudaine des prix. Si la relation se termine brutalement, la dépendance peut fortement pénaliser l’entreprise car elle n’aura pas d’autre solution pour poursuivre.
Cela peut également être un risque d’image si le fournisseur a des pratiques controversées et que l’information fuite dans les médias, ou encore un risque de qualité si les produits ou services ne correspondent pas aux attentes de l’entreprise.
Le rôle des Achats ne se limite pas à sélectionner le meilleur fournisseur lors d’un appel d’offres ou effectuer un achat en ligne, il s’étend aussi pendant la durée du contrat pour éviter tout problème. Par exemple, vous choisissez un fournisseur , le taux de conformité est bon mais il commence petit à petit à livrer moins de pièces. Ou avec du retard, et cela vous pénalise dans votre structure de production. Pire, s'il perd brutalement toute sa capacité de production à cause d’un incendie ou d’une panne générale, vous vous retrouvez sans solution alternative et devez arrêter votre propre production, faute de pièces.
Dans les 2 cas, vous n’avez pas anticipé le risque en sélectionnant un autre fournisseur capable de produire les mêmes composants, en faisant ce qu’on appelle un « double sourcing ».
Un service des Achats mature est capable d’identifier les risques et de tout mettre en œuvre pour les limiter, voire les annuler.
Assurance qualité
Le service Achats s'assure que les produits ou services achetés correspondent au niveau de qualité attendu, ni trop ni pas assez.
Dans la plupart des entreprises, les acheteurs sont considérés comme des « cost-killers » parce qu’ils cherchent uniquement à réduire les coûts au détriment de la qualité. C’est une croyance qui n’est pas totalement vraie puisqu' un taux de défaut trop élevé revient plus cher car il faut reproduire ou refaire. Et parfois, l’objectif n’est pas atteint malgré le montant dépensé.
Cependant, il est aussi fréquent de voir que les entreprises achètent à un niveau de qualité trop élevé ou inadapté au besoin. Et cette sur-qualité un coût ! Lorsque j’achetais des machines pour une marque cosmétique, mon fournisseur m'avait confié que nos spécifications techniques étaient trop exigeantes et généraient un surcoût de 80KCHF.
Une bonne gestion des Achats est indispensable pour avoir une meilleure visibilité du besoin de l’entreprise et s’assurer qu’il correspond au bon niveau de qualité nécessaire pour atteindre les objectifs.
Optimisation des processus et logiciel de gestion
Pour répondre à toutes ses responsabilités, la gestion des achats repose sur des processus bien définis qui garantissent la meilleure efficacité et une transparence totale.
Le rôle du service Achats est de mettre en place ces actions et de les suivre rigoureusement. En fonction du niveau de maturité de l’entreprise, vous devez mettre en place une stratégie afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela débute par l'identification des besoins et se termine par le paiement des factures, en passant notamment par la recherche de fournisseurs (le « sourcing »), la consultation du marché ou encore la négociation.
Toutes ces étapes permettent de s’assurer que l’achat effectué correspond bien au besoin (en termes de qualité, de quantité, de délais souhaités…), respecte le budget et limite le risque d’approvisionnement.
Le service des Achats collabore avec quasiment tous les départements de l’entreprise et peut mettre en place un outil de gestion pour faciliter l’achat et limiter les coûts associés. J’ai par exemple été amené à mettre en place un processus de commandes pour accélérer la création, la validation des documents et l’envoi aux fournisseurs, mais aussi limiter les erreurs et les surcoûts éventuels.
Dans beaucoup d’entreprises, des habitudes existent et les collaborateurs ne sont pas tous favorables au changement. Cependant, il est parfois indispensable de mettre en place un système pour améliorer les processus car il s’agit de la première cause de coûts indirects élevés. Les coûts indirects correspondent aux coûts nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Dans le cas cité, ce sont les coûts relatifs au temps de travail des collaborateurs concernés par l’achat ou encore les coûts liés aux erreurs de traitement.
Des processus optimisés reflètent une certaine maturité du service Achats et permettent souvent de générer des économies plus importantes que celles liées à l’achat en lui-même. C'est pourquoi l'utilisation de différents types de logiciels de gestion peut s'avérer utile pour automatiser ces processus.
Evolution des Achats et négociation des contrats
De plus en plus d’entreprises prennent conscience qu’il est indispensable pour leur réussite de disposer de compétences Achats, qu’elles soient en interne ou en externe. Considéré auparavant comme un département avec comme unique objectif la négociation des contrats ou la gestion des stocks, le service des Achats a considérablement évolué ces dernières années pour devenir une fonction plus stratégique. Elle doit cette évolution à son large éventail de missions.
Responsabilité sociale et environnementale
La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est devenue un enjeu central du service Achats car elle impacte directement les opportunités d’achats et crée un certain nombre de leviers intéressants pour l’entreprise.
En intégrant des éléments RSE dans le processus d’achat, l’entreprise encourage les fournisseurs à adopter une démarche responsable et durable. C’est le rôle du service Achats de privilégier des fournisseurs qui respectent les aspects environnementaux, le droit social et les conditions de travail de ses employés. Acheter en France ou en Suisse ne représente pas un grand risque car les entreprises respectent globalement les règles. En revanche, il se peut qu’il y ait des risques de travail au noir dans certains domaines, par exemple dans la construction où certaines entreprises font appel à des travailleurs étrangers non déclarés.
Les consommateurs sont de plus en plus attentifs aux pratiques éthiques et environnementales des entreprises. Une nouvelle politique Achats alignée sur des critères RSE renforce la crédibilité de l'entreprise et améliore son image de marque.
Certaines pratiques responsables peuvent engendrer des coûts supplémentaires à court terme mais peuvent se traduire par des économies à long terme, comme la réduction de la consommation d’énergie, la diminution des déchets ou l'optimisation des transports.
Les achats responsables permettent de créer de la valeur en tenant compte de l’impact global des décisions d’achat (impact social, environnemental et économique), et pas seulement des critères de prix et de qualité à court terme.
Selon l’étude des Tendances Achats 2024 faite par Agile Buyer et CNA, 78% des Directions Achats auront des objectifs liés au développement durable ou à la RSE en 2024.
Dans un contexte de constante évolution, il est crucial pour une entreprise d’adapter rapidement sa stratégie aux nouvelles dispositions du marché.
Les consommateurs sont de plus en plus préoccupés par l’impact environnemental des produits qu’ils achètent. Ils privilégient les produits écologiques, issus de circuits courts ou fabriqués de manière durable. Cela pousse les entreprises à revoir leurs stratégies d’achats, en choisissant des fournisseurs qui respectent des pratiques écoresponsables.
La traçabilité des achats
En outre, ils exigent de savoir exactement où et comment les produits sont fabriqués. La traçabilité devient un critère clé dans les achats, obligeant les entreprises à choisir des fournisseurs capables de fournir des informations précises sur la provenance des matières premières et les conditions de production.
Dans la joaillerie par exemple, le Responsible Jewellery Council ou plus simplement “RJC”, est une organisation à but non-lucratif. Elle promeut et certifie au niveau mondial les pratiques responsables, éthiques et environnementales d’une entreprise sur l’ensemble du cycle de vie de sa chaîne d’approvisionnement d’or et de diamant.
La certification remise après audit permet de favoriser la mise en place de bonnes pratiques chez les acteurs du monde de la joaillerie et de permettre un maximum de transparence dans la chaîne d’approvisionnement.
Au-delà de la recherche d’un produit avec une qualité, un coût et un délai, le service Achats est désormais moteur pour adapter la gestion des achats afin de répondre aux demandes du marché et des nouvelles lois.
Innovation fournisseurs
Pour répondre aux attentes toujours plus exigeantes des consommateurs, les entreprises souhaitent innover et doivent nécessairement faire appel à leurs fournisseurs pour avoir accès à cette innovation.
Les acheteurs sont en première ligne avec les fournisseurs pour trouver des nouvelles méthodes de fabrication, des nouveaux matériaux ou encore proposer des services toujours plus innovants.
L’innovation fournisseur joue un rôle clé dans la capacité d'une entreprise à se différencier de ses concurrents. Que ce soit par l'optimisation de la gestion des commandes, la création de nouveaux matériaux durables, l'amélioration du délai de livraison, ou la conception de produits plus innovants.
Ces collaborations permettent à des entreprises comme Tesla, Nike ou Zara de maintenir leur avantage concurrentiel en proposant des solutions novatrices et adaptées aux besoins du marché.
Unilever a notamment sollicité ses fournisseurs pour fabriquer des emballages biodégradables et durables. En travaillant avec des spécialistes en matériaux innovants, Unilever propose désormais des bouteilles faites de plastique recyclé et des emballages compostables. Une manière d’atteindre ses objectifs RSE et attirer de nouveaux clients en se différenciant de ses concurrents.
Le service Achats permet à l’entreprise de traduire ses objectifs commerciaux en attentes vis-à-vis de ses fournisseurs et de de garantir la satisfaction client au travers de ses partenariats stratégiques avec les fournisseurs.
L’importance des Achats en entreprise
Mise en place d'un service de gestion des Achats
Le service Achats devient de plus en plus stratégique en entreprise car il ne se limite plus au simple contrôle du budget. Il joue un rôle crucial dans l'analyse des offres, la performance du service, le rapprochement des factures, la négociation des nouveaux contrats ou le suivi des indicateurs clés de performance. En s’alignant avec la stratégie globale de l’entreprise, les Achats deviennent un levier clé pour créer de la valeur, renforcer la compétitivité et assurer la pérennité de l’organisation dans un environnement en perpétuelle évolution.
Si vous ne disposez pas de compétences en Achats dans votre entreprise, vous pouvez dès à présent songer à créer un service Achats, mais il est important de porter une attention particulière aux compétences.
Il est fréquent de voir des entreprises créer un service Achats grâce à de la mobilité interne, ou à l’extension de responsabilités de certains collaborateurs.
Cette stratégie peut s’avérer bénéfique à court terme, surtout si aucune initiative Achats n’avait été mise en place. Les collaborateurs en place peuvent parfois avoir des bons réflexes, comme la mise en concurrence pour les achats les plus stratégiques.
Cependant, il est essentiel de s’assurer que les compétences de l’acheteur permettent de réellement créer de la valeur, comme cela a été développé dans l’article.
Vous pouvez recruter des acheteurs confirmés dans votre nouveau service Achats afin de dédier les bonnes compétences sur vos principaux achats. Il est indispensable de bien cerner vos besoins pour rédiger une fiche de poste cohérente avec le niveau de maturité de vos Achats.
Veillez à vous assurer que votre entreprise est apte à mettre en place un service Achats. Le recrutement permanent représente des charges fixes non négligeables et le risque lié à un mauvais recrutement peut mener à des coûts allant jusqu’à plusieurs dizaines de milliers de CHF.
Externaliser la gestion des Achats
Pour accompagner votre croissance, vous pouvez également faire appel à une société de conseil en Achats qui saura vous accompagner dans l’atteinte de vos objectifs.
L’avantage de la société de conseil est que vous disposez des bonnes compétences pour piloter vos achats et vous faites appel à une ressource temporaire, ce qui signifie que vous n’augmentez pas les charges de votre entreprise de manière permanente.
J’ai eu l’occasion de créer plusieurs services Achats indirects et je sais quelles sont les étapes à respecter pour définir une stratégie adaptée à votre entreprise.
Si vous ne disposez pas de compétences en interne et que vous réfléchissez à créer un service Achats, faire appel à une société de conseil est une alternative qui peut vous aider dans vos processus de gestion des dépenses.
En faisant appel à Agora Conseil, vous avez l’opportunité de tester la performance des Achats grâce aux bonnes compétences, à l’expérience et au réseau, avant de pérenniser votre service Achats en interne.
